Si has intentado entender qué es Verifactu y qué tiene que ver con la factura electrónica, probablemente te has encontrado con una nube de términos técnicos y fechas cambiantes. La confusión es lógica: son dos reformas distintas que se han anunciado casi al mismo tiempo y que afectan a los mismos contribuyentes. Esta guía las separa con claridad, sin tecnicismos innecesarios.
Verifactu y factura electrónica: dos obligaciones distintas
El error más frecuente es tratar Verifactu y la factura electrónica como si fueran lo mismo. No lo son. Tienen fundamentos legales distintos, regulan aspectos distintos y tendrán calendarios distintos.
Verifactu (técnicamente: Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023) regula cómo debe funcionar el software que usas para emitir facturas. No cambia el formato de la factura en sí. Una factura en papel sigue siendo válida si el programa que la genera cumple los requisitos de Verifactu.
La factura electrónica B2B (Ley 18/2022, "Ley Crea y Crece") obliga a las empresas y autónomos a intercambiar facturas en formato digital estructurado, como Facturae XML o UBL, directamente con sus clientes empresa. Aquí sí cambia el soporte del documento.
| Aspecto | Verifactu (RD 1007/2023) | Factura electrónica B2B (Ley 18/2022) |
|---|---|---|
| Qué regula | El software de facturación | El formato de la factura |
| Objetivo | Prevenir el fraude fiscal | Modernizar la relación B2B |
| ¿Cambia el papel? | ❌ El papel sigue siendo válido | ✅ Exige formato digital estructurado |
| ¿Quién recibe los datos? | La AEAT (registros de facturación) | El cliente empresa |
| Estado actual | Reglamento aprobado, plazos en vigor | Pendiente de reglamento de desarrollo |
Qué es Verifactu exactamente
El nombre "Verifactu" proviene de uno de los dos modos de cumplimiento del reglamento: el que envía los registros de facturación a la AEAT en tiempo real. Pero en la práctica ha pasado a designar toda la normativa.
Lo que exige el reglamento es que cualquier software de facturación (sistema informático de facturación o SIF) que se use para emitir facturas genere un registro de cada factura en el momento de emitirla, encadenado criptográficamente con el registro anterior. Esto hace que omitir o alterar facturas sea detectable.
Además, cada factura emitida por un sistema conforme debe llevar un código QR que el cliente puede escanear para verificarla en la sede de la AEAT. Si el sistema opera en modo Verifactu, la factura también lleva la mención "Factura verificable" o "VERI*FACTU".
Hay dos modos de cumplir:
- Modo Verifactu: los registros se envían a la AEAT en tiempo real al emitir cada factura. Es la opción más sencilla para la mayoría.
- Modo no Verifactu: los registros se guardan localmente con firma electrónica y se transmiten a la AEAT cuando esta los solicita. Requiere más infraestructura propia.
Lo importante: el reglamento no obliga a emitir facturas electrónicas. Una factura en papel generada con un software conforme es completamente válida.
Quién está obligado y quién está exento
Están obligados todos los autónomos y sociedades que cumplan estas condiciones a la vez:
- Tributan en territorio común (no en País Vasco ni Navarra)
- Son contribuyentes de IRPF, Impuesto sobre Sociedades o IRNR con establecimiento permanente en España
- Usan software para emitir sus facturas
Si eres autónomo en Madrid, Barcelona, Valencia o cualquier otra comunidad del territorio común y usas cualquier programa o aplicación para hacer tus facturas, te afecta.
Quedan exentos:
- Inscritos en el SII (Suministro Inmediato de Información): grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros anuales, grupos de IVA, etc. Ya reportan sus registros de IVA a la AEAT en tiempo real.
- Contribuyentes del País Vasco y Navarra: tienen regímenes forales propios.
- Quien factura exclusivamente en papel, sin ningún software. Un autónomo que escribe sus facturas a mano o en Word sin ningún sistema automático no entra en el ámbito del reglamento. En la práctica, esto es cada vez más infrecuente.
También están afectados, aunque de forma diferente, los desarrolladores y comercializadores de software de facturación. Ellos deben adaptar sus productos a los requisitos antes que sus propios clientes.
Las fechas que debes marcar
Los plazos fueron ampliados por el Real Decreto-ley 15/2025, aprobado el 2 de diciembre de 2025. El calendario vigente es:
- Antes del 1 de enero de 2027: sociedades y entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben usar sistemas conformes.
- Antes del 1 de julio de 2027: todos los demás obligados, incluidos los autónomos que tributan en IRPF.
- Antes del 29 de abril de 2026 (aproximado): los fabricantes de software deben tener disponibles versiones conformes. Este plazo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial (29 de julio de 2025) afecta a quienes desarrollan o venden programas de facturación.
En términos prácticos: si eres autónomo y tu software de facturación es de un proveedor externo, lo más probable es que el proveedor actualice su producto antes de abril de 2026 para cumplir su propio plazo. Tú deberás estar usando esa versión actualizada antes del 1 de julio de 2027.
¿Verifactu es gratis?
Parcialmente. La AEAT pone a disposición una aplicación gratuita en su sede electrónica para autónomos y pequeñas empresas que emiten pocas facturas. Esta herramienta genera facturas en modo Verifactu, incluye el QR obligatorio y guarda los registros en la sede de la AEAT.
Tiene limitaciones: solo acepta facturas completas (no simplificadas) y no es apta para quien gestiona un volumen elevado de operaciones o necesita integrarse con su contabilidad. Para esos casos, habrá que usar software de terceros adaptado al reglamento.
El coste real para la mayoría de autónomos dependerá de si su software actual recibirá actualización gratuita o si necesitarán cambiar de herramienta. Muchos proveedores ya están adaptando sus productos sin coste adicional para sus usuarios.
Qué pasa si no cumples
El incumplimiento del reglamento Verifactu está tipificado como infracción grave en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Las sanciones son significativas:
- Para usuarios de sistemas no conformes: hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal en que se haya utilizado el sistema sin cumplir los requisitos.
- Para fabricantes o comercializadores de software no conforme: 150.000 euros por año y tipo de sistema no adaptado, más 1.000 euros por sistema comercializado sin la declaración responsable requerida.
Conviene no esperar al último momento. Si tu software aún no está adaptado, es buen momento para preguntarle al proveedor cuál es su hoja de ruta.
Qué debes hacer ahora
La buena noticia es que, si eres autónomo y usas un software de facturación habitual, probablemente no tengas que hacer nada especial todavía. El trabajo de adaptación técnica recae principalmente en los desarrolladores de software. Tu principal tarea es verificar que el programa que usas estará adaptado antes de que llegue tu plazo.
Una lista práctica para los próximos meses:
- Pregunta a tu proveedor de software cuándo estará disponible la versión conforme con Verifactu y si el coste está incluido en tu plan actual.
- Si facturas con Excel o Word, valora si te interesa pasarte a una herramienta que automatice la conformidad.
- Si estás en País Vasco o Navarra, comprueba la normativa foral propia: este reglamento no te aplica directamente, pero pueden existir obligaciones similares bajo tu régimen fiscal.
- Mantente al tanto de la factura electrónica B2B: aunque su reglamento de desarrollo aún está pendiente, es una reforma paralela que también te afectará.
Para entender mejor qué información debe incluir cada factura, puedes consultar nuestra guía sobre qué es una factura.
Conclusión
Verifactu no exige que cambies el formato de tus facturas ni que dejes de usar papel. Exige que el software con el que las generas sea transparente y auditable por la AEAT. La confusión con la factura electrónica B2B es comprensible, pero son reformas separadas con calendarios y consecuencias distintos. Para la mayoría de autónomos, la adaptación llegará a través de una actualización de su herramienta habitual. Lo que sí vale la pena hacer ahora es verificar que ese proveedor tiene plan. Si estás buscando una app que gestione tus facturas de forma sencilla y se mantenga al día con los requisitos regulatorios, Voila está disponible en acceso anticipado.