Rechnung schreiben, kostenlos

Professionelle Rechnungen in Sekunden erstellen

Ein Rechnungsgenerator macht aus Ihrer Arbeit eine klare, professionelle Zahlungsaufforderung. Statt mit einer leeren Tabelle zu kämpfen, fügen Sie Ihren Kunden hinzu, listen Ihre Leistungen und lassen Nummerierung, Rechnen und Layout erledigen, und versenden dann ein sauberes PDF. Voila ist genau dafür gemacht und sichert jede Rechnung, damit keine verloren geht.

Ob Sie Ihre allererste Rechnung als Freelancer schreiben oder einen Kunden von der Baustelle aus abrechnen, das Ziel ist dasselbe: professionell wirken, alle Angaben richtig haben und schneller bezahlt werden.

Wie man eine Rechnung schreibt

Eine professionelle Rechnung entsteht in wenigen Schritten:

1. Ergänzen Sie Ihre Angaben, Name, Anschrift, Telefon und E-Mail, Steuernummer, und Ihr Logo.
2. Fügen Sie die Angaben Ihres Kunden im Bereich „Rechnungsadresse“ hinzu.
3. Geben Sie der Rechnung eine fortlaufende Nummer und ein Rechnungsdatum.
4. Listen Sie jede Position bzw. Leistung mit Beschreibung, Preis und Menge.
5. Ergänzen Sie MwSt., Rabatt oder Gebühren und wählen Sie Ihre Währung.
6. Notieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen und Zahlungshinweise.
7. Prüfen Sie die Summe und laden Sie das PDF herunter oder versenden Sie es per E-Mail oder SMS.

Was auf eine Rechnung gehört

Jede professionelle Rechnung sollte die gleichen Kernangaben enthalten, einige davon sind in Deutschland Pflicht:

• Das Wort „Rechnung“, zur Unterscheidung von Angebot oder Quittung.
• Ihr Unternehmen, Name bzw. Firmenname, Logo, Anschrift, Telefon, E-Mail und Steuernummer/USt-IdNr.
• Ihr Kunde, Name und Kontaktdaten.
• Nummer und Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
• Positionen, Beschreibung, Einzelpreis und Menge je Produkt oder Leistung.
• Steuer und Gebühren, Steuersatz und -betrag (oder Hinweis nach § 19 UStG).
• Gesamtbetrag, der vom Kunden zu zahlende Betrag.
• Zahlungsbedingungen, Fälligkeit, Zahlungswege und Verzugsregelungen.

E-Rechnung 2025-2028: Was sich ändert

Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird nach Umsatz gestaffelt eingeführt (ab 2027 bzw. 2028). Eine einfache PDF gilt dabei nicht mehr als E-Rechnung, es braucht ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Voila bereitet Sie auf diesen Übergang vor und erstellt saubere, konforme Rechnungen ohne Fachjargon.

Wie man eine Rechnung versendet

Sobald Ihre Rechnung fertig ist, versenden Sie sie per E-Mail oder SMS, als PDF-Anhang oder teilbaren Link. Mit Voila werden Sie benachrichtigt, sobald die Rechnung geöffnet wird, Sie wissen also, dass sie angekommen ist, und überfällige Rechnungen werden für Sie automatisch angemahnt.

Rechnungsgenerator oder Vorlage?

Eine Word- oder Excel-Vorlage genügt für die erste Rechnung, spätestens bei der dritten duplizieren Sie Dateien, tippen dieselben Kundendaten neu und addieren Summen von Hand. Ein Rechnungsgenerator speichert Kunden und Positionen, nummeriert jede Rechnung, rechnet und exportiert mit einem Klick ein sauberes PDF. Lieber mit einer Datei starten? Nehmen Sie eine unserer 20 kostenlosen Rechnungsvorlagen.

Warum einen Rechnungsgenerator nutzen

• Kein Neutippen, Ihre Kunden und Positionen sind für das nächste Mal gespeichert.
• Automatisches Rechnen, Zwischensummen, MwSt. und Summen werden für Sie berechnet.
• Jedes Mal professionell, ein sauberes, einheitliches Layout in Ihrem Design.
• In Sekunden teilen, PDF herunterladen oder per E-Mail oder SMS senden.
• Den Überblick behalten, auf einen Blick sehen, was bezahlt, offen oder überfällig ist.

Wer einen Rechnungsgenerator nutzt

Kleinunternehmer und Freiberufler, Privatpersonen mit gelegentlichen Verkäufen, Handwerker (SHK, Elektro, Bau, Hausmeisterdienste), Berater, Fotografen und andere Kreative sowie kleine Unternehmen nutzen einen Rechnungsgenerator, um Kunden schnell abzurechnen und professionell zu wirken, ganz ohne Buchhaltungsabteilung.

Rechnung mit ChatGPT? Mit Voila, nur konform

Viele fragen sich, ob man eine Rechnung mit ChatGPT schreiben kann. Für den Text: ja. Aber ChatGPT vergibt keine fortlaufende Nummer, archiviert nichts und erzeugt kein konformes E-Rechnungs-Format. Voila erlaubt ebenfalls die Eingabe in Alltagssprache, etwa „Rechne Jana 400 € für die Reparatur der Küchenspüle“, füllt Kunde, Position und Betrag aus und sorgt zugleich für Nummerierung, Ablage und Konformität. KI dort, wo sie wirklich Zeit spart, und Sie behalten vor dem Versand die Kontrolle.

Weitere kostenlose Tools

Voila ist mehr als ein Rechnungsgenerator. Entdecken Sie unsere weiteren kostenlosen Tools: Rechnungsvorlagen, Angebotsvorlagen und Quittungsvorlagen.