Una factura sin IVA no es una factura a medias ni un descuido. Es una factura que no repercute el impuesto porque la ley lo permite, y Hacienda espera que lo expliques por escrito. Muchos autónomos piensan que, por serlo, pueden facturar sin IVA. No es así, y esa confusión es la fuente de bastantes sanciones.
Esta guía aclara cuándo una factura va sin IVA, quién puede emitirla, qué mención incluir y cómo montarla paso a paso. Como siempre en temas fiscales, confirma tu caso concreto en la Agencia Tributaria o con tu gestor.
Cuándo se emite una factura sin IVA
La regla general es que cualquier entrega de bienes o prestación de servicios realizada en territorio español con carácter empresarial o profesional lleva IVA. Las excepciones son concretas y no se deducen por intuición.
Operaciones exentas
La Ley 37/1992 del IVA lista operaciones que están sujetas pero exentas. El artículo 20 recoge, entre otras, la asistencia sanitaria de profesionales médicos, ciertas actividades educativas o de formación, y operaciones de seguros y financieras. También hay exenciones para las exportaciones y para las entregas de bienes a otro Estado miembro de la Unión Europea cuando el cliente es un empresario con NIF-IVA válido.
Inversión del sujeto pasivo
En algunos casos, quien declara el IVA es el cliente, no tú. Ocurre, por ejemplo, en ciertas ejecuciones de obra para empresas constructoras o en algunos servicios prestados a empresarios establecidos en otro país de la UE. Tu factura sale sin cuota de IVA y con la mención de inversión del sujeto pasivo.
Operaciones no sujetas y territorios con otro impuesto
Algunas operaciones no están sujetas a IVA español, como las realizadas en Canarias, Ceuta y Melilla, donde rigen otros impuestos indirectos, o ciertos servicios cuyo lugar de realización está fuera de España. Aquí no se trata de una exención sino de que el impuesto no se aplica.
Quiénes pueden facturar sin IVA
Aquí hay que ser claro: ser autónomo no te exime de IVA. Lo que te permite facturar sin IVA es que la operación concreta esté exenta, no sujeta o con inversión del sujeto pasivo. Un diseñador autónomo que factura a un cliente en Madrid repercute IVA. Un fisioterapeuta que presta un acto sanitario puede estar exento. Y el mismo diseñador que factura a una empresa de otro país de la UE puede emitir su factura sin IVA español.
Dicho de otro modo, la pregunta correcta no es quién eres, sino qué vendes, a quién y dónde. Si una de tus operaciones está exenta y otra no, solo la primera va sin IVA. Además, si tu actividad principal está exenta, puedes tener limitaciones para deducir el IVA soportado, algo que conviene revisar con tu gestor.
Qué hay que poner en una factura exenta de IVA
El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, obliga a indicar la causa de la exención cuando la factura no incluye cuota de IVA. Tu factura debe seguir mostrando los datos obligatorios habituales, y además una referencia clara.
- Exención del artículo 20: «Operación exenta de IVA, artículo 20 de la Ley 37/1992», con el apartado que corresponda.
- Entrega intracomunitaria o exportación: la referencia a la exención correspondiente, y el NIF-IVA del cliente en el caso intracomunitario.
- Inversión del sujeto pasivo: «Inversión del sujeto pasivo» junto a la referencia legal que se aplique.
No sirve escribir solo «sin IVA». Si la mención es vaga, un inspector puede interpretar que olvidaste el impuesto y reclamarlo, con recargos, a quien lo debía repercutir.
Cómo hacer una factura sin IVA paso a paso
El proceso es el de cualquier factura, con un cambio en la zona de impuestos. Si necesitas un repaso de lo básico, tienes Cómo hacer una factura paso a paso.
- Comprueba que tu operación realmente está exenta, no sujeta o con inversión del sujeto pasivo. Es el paso más importante.
- Escribe tus datos: nombre o razón social, NIF y domicilio. Haz lo mismo con los datos del cliente.
- Asigna un número de factura dentro de una serie correlativa, sin saltos.
- Indica la fecha de emisión y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Describe el servicio o producto con cantidad, precio unitario y base imponible.
- No añadas cuota de IVA. Muestra el total y la mención legal que justifica la exención.
- Si procede, aplica la retención de IRPF sobre la base imponible y muestra el importe final a cobrar.
Para arrancar con una estructura ordenada puedes partir de una plantilla de factura y sustituir la línea de IVA por tu mención de exención.
Factura sin IVA y factura con IRPF: no es lo mismo
Es habitual mezclar ambos conceptos. El IVA y el IRPF son impuestos distintos, y una factura puede llevar uno, otro, los dos o ninguno. Una factura con IRPF incluye una retención que el cliente descuenta y paga a Hacienda por tu cuenta. Suele aplicarse cuando un profesional factura a una empresa u otro profesional, con un porcentaje general que se reduce durante los primeros años de actividad.
Una factura exenta de IVA puede perfectamente llevar retención de IRPF. Es el caso de un profesional cuya actividad está exenta, pero cuyos honorarios sí están sujetos a retención. Cada impuesto se calcula por separado: primero la base imponible, luego la cuota de IVA si existe, y la retención sobre la base.
Errores frecuentes al emitir una factura exenta
- Pensar que un autónomo nunca cobra IVA. Es el error más caro y el más extendido.
- Omitir la mención legal. Sin ella la factura está incompleta y puede acarrear sanciones.
- Citar el artículo equivocado. Cada exención tiene su apartado. Si dudas, consulta el texto de la ley o pregunta a tu gestor.
- Olvidar el NIF-IVA del cliente en una entrega intracomunitaria. Sin él, la exención puede caer.
- Emitir tarde. Una factura enviada semanas después de la operación complica la contabilidad y retrasa el cobro.
Las normas fiscales cambian y cada situación tiene matices. Revisa siempre las novedades en la Agencia Tributaria: IVA antes de decidir cómo facturar una operación nueva.
Qué conservar y cómo archivar estas facturas
Una factura exenta se conserva igual que cualquier otra. Guarda una copia de la factura emitida, la documentación que justifica la exención y, en las operaciones intracomunitarias, la prueba del transporte y la validación del NIF-IVA del cliente. Si un día Hacienda pregunta por qué no repercutiste IVA, esa documentación es tu defensa.
También conviene revisar cada trimestre las operaciones sin IVA de tu libro de facturas. Así detectas a tiempo si una exención dejó de aplicarse, si un cliente cambió de país o si has mezclado en una misma serie operaciones con y sin IVA. Un repaso de diez minutos evita correcciones largas al cerrar el ejercicio, y te da una visión más clara de qué parte de tu facturación depende de cada régimen.
Conclusión
Facturar sin IVA es perfectamente legal, siempre que la operación lo permita y que la factura lo explique. La clave está en identificar bien el supuesto, exención, no sujeción o inversión del sujeto pasivo, y citar el precepto exacto junto a la base imponible. El resto de la factura sigue las normas de siempre: datos de ambas partes, numeración correlativa, fecha y descripción clara. Ante la duda, un correo a tu gestor te sale más barato que una regularización. Y si quieres ahorrar tiempo con el formato y la numeración, Voila te permitirá crear estas facturas desde el móvil: apúntate al acceso anticipado para enterarte del lanzamiento.