Empiezas como autónomo, tienes tres o cuatro clientes y no quieres pagar una suscripción mensual solo por emitir facturas. Es razonable. Un programa de facturación gratis puede cubrirte bien durante los primeros meses, siempre que sepas qué exigirle y dónde están sus límites.
La novedad es Verifactu. Las reglas sobre el software de facturación están cambiando en España, y eso afecta a qué programa te conviene elegir hoy aunque la obligación te llegue más adelante. Aquí tienes qué debe incluir una buena herramienta gratuita, qué suelen limitar las versiones sin coste y cómo encaja todo con la normativa, sin inventar fechas ni promesas.
Qué debe hacer un programa de facturación gratis
Lo primero es lo básico: la factura tiene que ser válida. Un programa que genera documentos bonitos pero se deja campos obligatorios en el camino te causa más problemas que ahorro. Como mínimo, debe permitirte incluir:
- Tus datos y los del cliente, con NIF y domicilio
- Número de factura correlativo, dentro de una serie
- Fecha de emisión y descripción de la operación
- Base imponible, tipo de IVA y cuota, o la mención de exención
- La retención de IRPF cuando corresponda a tu actividad
Más allá de eso, conviene que guarde tus clientes, numere solo y exporte a PDF. Si estás empezando y no sabes qué incluir, repasa nuestra guía sobre cómo hacer una factura paso a paso antes de elegir herramienta.
Y una exigencia que casi nadie mira al principio: que puedas sacar tus datos. Un programa que te encierra con tus facturas dentro es un alquiler disfrazado de regalo.
Límites habituales de los programas gratuitos
Nadie regala software sin motivo, así que toda versión gratuita limita algo. Conocer esos límites te evita cambiar de herramienta a mitad de trimestre.
Lo que suelen restringir
- Número de facturas al mes. Es el límite más común. Si emites cinco al mes, quizá ni lo notes.
- Marcas de agua o publicidad del proveedor en el PDF.
- Logotipo propio y personalización, reservados al plan de pago.
- Facturas recurrentes y recordatorios de cobro.
- Informes trimestrales y exportación para tu gestor.
- Cumplimiento de Verifactu, que a veces solo llega en planes de pago.
Ninguno es un problema por sí solo. Lo importante es que lo sepas antes de meter un año de datos. Mide cuántas facturas emites y qué necesitas realmente, no lo que anuncia la web.
Programa de facturación gratis y Verifactu
Aquí es donde mucha gente se pierde. Verifactu establece requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación: integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, además de un código QR en la factura. No es una aplicación concreta que debas descargar, sino un conjunto de condiciones que tu programa tiene que cumplir.
Según lo que resumimos en nuestro artículo sobre Verifactu y factura electrónica, los plazos son estos:
- Antes del 1 de enero de 2027: sociedades y entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 1 de julio de 2027: el resto de obligados, incluidos los autónomos que tributan en IRPF.
Las fechas pueden cambiar, así que verifica siempre el calendario vigente en la sede de la Agencia Tributaria. Y recuerda: esto no es asesoramiento fiscal, solo una orientación.
¿Cuándo es obligatorio el programa de facturación?
Depende de la fecha que acabamos de ver y de si estás obligado a usar un sistema informático. Lo prudente es no esperar al último mes. Si hoy eliges un programa gratis que no tiene previsto adaptarse, tendrás que migrar tus datos justo cuando todo el mundo lo esté haciendo. Pregunta al proveedor, por escrito si puedes, si cumplirá Verifactu y cuándo.
¿Es Verifactu gratuito?
Verifactu en sí no tiene precio, porque es una obligación sobre el software y no un producto. Lo que cuesta, o no, es la herramienta que uses para cumplirla. Hay tres escenarios habituales:
- Tu programa actual se actualiza sin coste. Muchos proveedores están adaptando sus productos sin cargo adicional.
- Tienes que cambiar de programa. Entonces cuenta el coste de migrar y, si el nuevo es de pago, la cuota.
- Usas la aplicación gratuita de la AEAT. Está en su sede electrónica, pensada para quienes emiten pocas facturas.
Esa aplicación de la AEAT tiene una limitación importante: solo admite facturas completas, por lo que no sirve para todos los casos. Si tu negocio necesita más, tendrás que recurrir a un programa de terceros compatible.
¿Qué programa de facturación es totalmente gratuito?
Siendo honestos, pocos. La mayoría de herramientas "gratis" lo son con condiciones: un tope de facturas, funciones recortadas o una prueba que termina. Algunas son realmente gratuitas para volúmenes pequeños, y la opción oficial de la AEAT es la referencia clara en ese caso.
Para ordenar tu búsqueda, usa esta lista de comprobación:
- ¿Qué incluye exactamente el plan gratuito y hasta cuándo?
- ¿Genera facturas con todos los campos obligatorios?
- ¿Cumplirá Verifactu, y en qué plan?
- ¿Puedo exportar mis facturas y clientes?
- ¿Funciona desde el móvil?
Si solo necesitas una factura puntual y no quieres instalar nada, crear factura desde el navegador es una opción rápida. Y si prefieres partir de un documento ya montado, tienes una plantilla de factura lista para rellenar.
¿Cuál es la mejor aplicación gratuita para facturar?
No existe una ganadora universal, y quien la nombra sin conocer tu actividad está adivinando. Un fontanero que factura en la furgoneta necesita algo distinto que un diseñador con clientes recurrentes y retenciones de IRPF.
Prueba dos candidatas con una factura real enviada a tu propio correo. Mira cómo se ve el PDF en el otro lado, porque eso es lo que verá tu cliente. En diez minutos aprenderás más que leyendo un ranking.
Voila es una app de facturación en la que estamos trabajando, pensada para autónomos y pequeños negocios. Todavía no está publicada, así que tómala como algo a seguir, no como una descarga para hoy.
Errores frecuentes al elegir un programa gratis
- Elegir solo por el precio. Un programa gratis que no cumple Verifactu te obligará a cambiar pronto.
- No comprobar el número correlativo ni las series, y duplicar números de factura.
- Olvidar la retención de IRPF cuando el cliente es una empresa y tu actividad la exige.
- No guardar copias de seguridad de los PDF fuera de la aplicación.
- Enviar la factura tarde. Si la mandas dos semanas después del trabajo, cobrarás dos semanas después.
- No consultarlo con tu gestor, que sabe qué te exige tu régimen y qué formato necesita cada trimestre.
Corregir estos seis puntos te ahorra más disgustos que cualquier función extra. Es poco glamuroso, pero funciona.
Cuándo dejar de usar la versión gratuita
Lo gratis deja de compensar cuando pasas más tiempo esquivando límites que facturando. Si necesitas facturas recurrentes, recordatorios automáticos de cobro, varias series o cumplimiento de Verifactu garantizado, un plan de pago suele costar menos que una sola factura impagada que no reclamaste a tiempo. Al cambiar, exporta tus clientes y facturas y conserva la numeración para que no se solape.
Empieza gratis, pero con la vista puesta en Verifactu
Un programa de facturación gratis es un buen punto de partida si cubre los datos obligatorios, te deja exportar tu información y tiene un plan claro para Verifactu. Mide tu volumen real, pregunta al proveedor por el cumplimiento y confirma los plazos en la Agencia Tributaria o con tu gestor.
Si quieres probar algo pensado para facturar desde el móvil, Voila todavía no ha salido, pero puedes apuntarte a la lista de acceso anticipado y estar entre los primeros en usarlo. Elijas lo que elijas, emite tu próxima factura hoy, no la semana que viene.