Una fattura è il documento che emetti per richiedere il pagamento di un lavoro completato o di un bene consegnato. Ma cos'è una fattura nel dettaglio va oltre la semplice richiesta di denaro: è un documento con valore fiscale, un giustificativo per la contabilità di entrambe le parti e, in molti casi, un obbligo di legge.
Questa guida spiega la definizione di fattura, cosa deve contenere, i tipi principali e come si distingue dalla ricevuta fiscale.
Cos'è una fattura: la definizione
La fattura è un documento fiscale che attesta la cessione di un bene o la prestazione di un servizio e stabilisce l'obbligo di pagamento per il destinatario. In Italia, l'obbligo di fatturazione tra soggetti IVA è regolato dal D.P.R. 633/1972 (la legge sull'IVA).
La definizione fattura secondo la normativa italiana prevede che il documento sia emesso al momento dell'effettuazione dell'operazione (cessione o prestazione) o entro 12 giorni da quel momento. Chi non rispetta l'obbligo è soggetto a sanzioni da parte dell'Agenzia delle Entrate.
Dal 1° gennaio 2024, tutti i titolari di partita IVA, inclusi i forfettari, sono obbligati a emettere fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture su carta non sono più ammesse nei rapporti tra soggetti IVA, salvo casi eccezionali.
Cosa bisogna mettere in fattura: i dati obbligatori
Una fattura incompleta può essere rifiutata dal cliente o contestata in caso di controllo fiscale. Questi sono i dati che ogni fattura deve contenere:
- Data di emissione: il giorno in cui viene emessa la fattura.
- Numero progressivo: un numero sequenziale unico, che non si può saltare o ripetere nell'anno.
- Dati del cedente o prestatore: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
- Dati del cessionario o committente: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale del cliente.
- Descrizione della prestazione o del bene: deve essere sufficientemente dettagliata da identificare chiaramente l'operazione.
- Imponibile: l'importo al netto dell'IVA.
- Aliquota IVA e importo dell'imposta: il tasso applicato (4 %, 10 %, 22 % o esenzione) e l'importo corrispondente.
- Totale da pagare: imponibile più IVA.
Per chi è in regime forfettario, le fatture non contengono IVA ma vanno emesse con la marca da bollo virtuale da 2 euro quando l'importo supera 77,47 euro. Il cliente non può detrarre l'IVA su fatture emesse da forfettari, il che va comunicato chiaramente.
Fattura o ricevuta: qual è la differenza?
Spesso si usa "fattura" e "ricevuta" come se fossero la stessa cosa. Non lo sono.
La fattura è emessa prima del pagamento (o al massimo entro 12 giorni dall'operazione). Serve a richiedere il pagamento e ha valore fiscale pieno. La ricevuta fiscale viene emessa contestualmente al pagamento, di solito per prestazioni a clienti privati non soggetti a IVA. Non può essere usata per detrarre l'IVA, a differenza della fattura.
Nel dubbio, se il tuo cliente è un'azienda o un professionista con partita IVA, emetti sempre una fattura, non una ricevuta.
I tipi di fattura più comuni
Non tutte le fatture hanno la stessa funzione. Questi sono i tipi di fattura che incontrerai più spesso nella pratica:
Fattura immediata
La fattura classica, emessa entro 12 giorni dal momento in cui avviene la prestazione o la consegna del bene. È la forma più comune per freelance e professionisti.
Fattura differita
La fattura differita può essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello in cui è avvenuta l'operazione. È utile quando hai molte operazioni con lo stesso cliente nello stesso mese: puoi raggrupparle in un'unica fattura invece di emetterne una per ogni prestazione. Richiede la presenza del documento di trasporto (DDT) o di altra documentazione che attesti le singole operazioni.
Fattura proforma
La fattura proforma è un documento preliminare, strutturato come una fattura ma senza valore fiscale e senza obbligo di pagamento. Si usa per preventivare, ottenere approvazioni interne dal cliente, o per finalità doganali. Non va registrata nella contabilità come una vera fattura: è sostanzialmente un preventivo in formato fattura.
Nota di credito
La nota di credito (o nota di variazione) è il documento che corregge o annulla una fattura già emessa. Non si può modificare o eliminare una fattura elettronica già trasmessa al SdI. La nota di credito è la procedura legale per gestire errori, resi o sconti accordati dopo l'emissione della fattura originale.
Esempio di fattura: come si presenta concretamente
Ecco uno schema semplificato di cosa mettere in fattura:
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Numero fattura | FAT-2026-042 |
| Data di emissione | 7 luglio 2026 |
| Data di scadenza | 21 luglio 2026 |
| Emittente | Marco Rossi Consulting, P.IVA 12345678901, Milano |
| Cliente | Acme S.r.l., P.IVA 98765432100, Roma |
| Descrizione | Consulenza strategia di brand, 1 giornata |
| Imponibile | 1.200,00 € |
| IVA (22 %) | 264,00 € |
| Totale | 1.464,00 € |
| Condizioni di pagamento | Bonifico bancario, 14 giorni, interessi di mora ex D.Lgs. 231/2002 |
Una fattura chiara e completa viene pagata prima. Quando non c'è nulla da chiedere o correggere, il processo di approvazione lato cliente si accorcia.
A chi va intestata la fattura?
Un dubbio comune, soprattutto nei contesti in cui qualcun altro paga per conto del cliente effettivo (rimborsi aziendali, acquisti per terzi).
La risposta è semplice: la fattura va intestata a chi ha acquistato il bene o servizio, non a chi effettua materialmente il pagamento. Se un dipendente paga di tasca propria una prestazione professionale per conto della propria azienda, la fattura va emessa all'azienda, non al dipendente. Solo in questo modo l'azienda può detrarre l'IVA e dedurre il costo.
Voila per fatturare da iPhone
Compilare correttamente tutti i campi obbligatori a ogni fattura richiede attenzione, soprattutto quando si lavora con più clienti contemporaneamente. Voila è una delle soluzioni disponibili su iPhone: gestisce la numerazione progressiva, calcola l'IVA e ti guida attraverso tutti i campi richiesti prima dell'invio. È pensata per freelance e piccole imprese che vogliono fatturare in modo professionale anche in mobilità.
L'app non è ancora disponibile sull'App Store, ma puoi iscriverti alla lista di accesso anticipato su Voila accesso anticipato per essere tra i primi a usarla al lancio.
Nel frattempo, capire cos'è una fattura, cosa deve contenere e inviarla senza ritardi è ciò che fa la differenza tra un cliente che paga in tempo e uno che bisogna rincorrere settimane dopo.