Se hai aperto la partita IVA in regime forfettario dopo il 2024, la fattura elettronica non è qualcosa a cui prepararsi: è già obbligatoria per tutti. Dal 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica forfettari vale senza distinzioni di fatturato, senza soglie e senza eccezioni. Che tu fatturi 5.000 euro l'anno o stia sfiorando gli 85.000, il percorso è lo stesso: file XML, trasmissione via Sistema di Interscambio, ricevuta di consegna.
Questa guida non spiega perché è stata introdotta la riforma, ma come funziona concretamente e come muoversi senza errori. Dal formato richiesto agli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate, fino alle sanzioni in caso di inadempienza.
Come funziona il sistema: SdI e formato XML
La fattura elettronica non è un PDF inviato per email. È un file in formato XML strutturato secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate (versione 1.9.1, in vigore dal 15 maggio 2026), trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio, comunemente chiamato SdI.
Il SdI funziona come intermediario ufficiale. Riceve il file XML, ne verifica la correttezza formale, e lo recapita al destinatario. In cambio emette una ricevuta, che può essere di consegna (tutto corretto) o di scarto (errore da correggere). Se la fattura viene scartata, va corretta e ritrasmessa: la prima versione non ha valore fiscale.
Perché è importante capirlo? Perché molti software "generano la fattura" ma poi devono trasmetterla via SdI. Se usi il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate, l'invio è incluso. Se usi un software di terze parti, verifica sempre che l'invio allo SdI sia compreso nel piano che stai pagando, non un'opzione a parte.
Come forfettario, emetti fatture senza IVA. Nel file XML questo va indicato con il codice natura N2.2, che corrisponde alle operazioni non soggette a IVA per regime forfettario ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, Legge 190/2014. Senza questo codice il file viene scartato dallo SdI. Per approfondire cos'è una fattura e come è strutturata, leggi la nostra guida su Cos'è una fattura e come funziona.
Quando è diventato obbligatorio: storia dell'obbligo per i forfettari
Per anni i forfettari erano esonerati dalla fattura elettronica. Il Decreto Legge 36/2022 ha abolito quell'esonero in due fasi distinte.
- Dal 1° luglio 2022: obbligo per i forfettari con ricavi superiori a 25.000 euro nell'anno precedente. Chi era sotto quella soglia ha potuto aspettare.
- Dal 1° gennaio 2024: obbligo esteso a tutti i forfettari, senza più distinzioni di fatturato. Da quella data, anche chi fattura 3.000 euro all'anno deve usare lo SdI.
Il regime forfettario prevede un'imposta sostitutiva del 15% (5% per i primi cinque anni di attività) e permette ricavi fino a 85.000 euro annui, soglia alzata da 65.000 a 85.000 dalla legge di bilancio 2023. Questo non incide sulle regole della fattura elettronica: l'obbligo vale indipendentemente dall'importo fatturato.
Una nota rilevante per chi segue le normative: il D.Lgs. 117 del 19 giugno 2026 ha abrogato le norme originarie del regime forfettario (L. 190/2014, commi 54-89) nell'ambito della riforma fiscale più ampia. Questo non modifica l'obbligo di fattura elettronica, che rimane pienamente in vigore.
Come emettere una fattura elettronica nel regime forfettario
Il percorso standard passa dal Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Ecco come funziona passo per passo.
- Registrati al portale. Vai su fatture.agenziaentrate.gov.it e accedi con SPID, CIE o CNS. Se è la prima volta, potrebbe essere necessario abilitare il servizio nella sezione dedicata al tuo profilo.
- Compila la fattura. Inserisci i tuoi dati (nome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo), i dati del cliente (partita IVA o codice fiscale), la descrizione del servizio o del bene ceduto, l'importo totale e il codice natura N2.2.
- Aggiungi la dicitura di legge. La fattura deve riportare la frase: "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, della Legge 190/2014. Operazione non soggetta a IVA." Il portale potrebbe inserirla automaticamente se hai configurato correttamente il regime fiscale nel tuo profilo.
- Invia allo SdI. Clicca su "Invia": il portale trasmette il file XML direttamente al Sistema di Interscambio. Riceverai una notifica quando il sistema ha accettato la fattura.
- Verifica la consegna. Se il destinatario ha un codice SDI registrato, la fattura arriva automaticamente. In caso di cliente privato senza indirizzo telematico, lo SdI la mette a disposizione nell'area riservata del destinatario. Puoi sempre inviare una copia in PDF via email come promemoria: non è la fattura ufficiale, ma aiuta il cliente a capire cosa ha ricevuto.
Attenzione alla ritenuta d'acconto: se sei un professionista (consulente, grafico, avvocato, ecc.) e il tuo cliente è sostituto d'imposta, applica una ritenuta del 20% sull'imponibile. Va indicata esplicitamente nella fattura come detrazione, e il cliente la versa all'Agenzia delle Entrate per tuo conto. Dimenticarla è un errore frequente.
Gli strumenti gratuiti: portale e app FatturAE
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione due strumenti gratuiti per la fatturazione elettronica forfettari.
Il Portale Fatture e Corrispettivi è la soluzione desktop, accessibile da qualsiasi browser. Permette di creare, inviare, consultare e conservare le fatture. L'interfaccia è funzionale ma non particolarmente intuitiva: aspettati qualche minuto di orientamento nelle prime sessioni, soprattutto per la configurazione iniziale del profilo fiscale.
L'app FatturAE è disponibile per iOS e Android. Riproduce le stesse funzionalità del portale in formato mobile. Per chi emette poche fatture al mese, è sufficiente e più comoda da usare in mobilità.
In entrambi i casi, la trasmissione allo SdI è inclusa. Non c'è un abbonamento, né un costo per singola fattura inviata. La conservazione delle fatture emesse e ricevute è automatica e garantita per 10 anni, nel rispetto delle norme sulla conservazione sostitutiva.
Esistono anche software di terze parti con interfacce più curate, funzioni aggiuntive come promemoria di pagamento, archivio clienti e report sulle entrate. Per chi gestisce volumi bassi, quelli gratuiti dell'Agenzia bastano. Chi vuole un'esperienza più fluida, specialmente da smartphone, può valutare soluzioni dedicate.
Cosa deve contenere la fattura del forfettario
La struttura è quella standard della fattura elettronica, con alcune specifiche del regime forfettario.
- Denominazione e indirizzo del fornitore (il forfettario)
- Partita IVA e codice fiscale del fornitore
- Dati del destinatario: partita IVA per i clienti aziendali, codice fiscale per i privati
- Data di emissione e numero progressivo univoco
- Descrizione precisa dei beni ceduti o servizi prestati
- Importo unitario e totale (senza IVA)
- Codice natura N2.2 per l'esenzione da IVA
- Ritenuta d'acconto, se il cliente è sostituto d'imposta
- Dicitura di legge obbligatoria sul regime forfettario
Un dettaglio spesso trascurato: il numero progressivo deve essere univoco nell'anno, ma può seguire qualsiasi formato purché non si ripeta. Molti forfettari usano una numerazione semplice tipo 2026/001, 2026/002. Va bene così.
Se hai dubbi su cosa distingue una fattura da altri documenti fiscali come ricevute o note di credito, puoi trovare un'analisi completa nella guida su Fatturare senza partita IVA: quando è possibile, che chiarisce anche i casi limite della prestazione occasionale.
Cosa succede se non emetti la fattura elettronica
La sanzione per mancata emissione di fattura elettronica, nel caso del forfettario (che non applica IVA), va da 250 a 2.000 euro per ogni fattura non conforme. L'importo preciso è a discrezione dell'ufficio, in base alla gravità e alla frequenza delle violazioni.
Non si tratta di una sanzione teorica. L'Agenzia delle Entrate incrocia sistematicamente i flussi dello SdI con le dichiarazioni fiscali: se dichiari un ricavo senza una corrispondente fattura elettronica registrata nel sistema, il disallineamento si vede. Il periodo transitorio del 2022, che permetteva una tolleranza sui ritardi, è finito da tempo.
Vale la pena precisare che la sanzione si applica per ogni fattura singola non emessa in formato corretto, non per l'anno complessivo. Questo vuol dire che chi lavora con molti clienti e non usa lo SdI può accumulare sanzioni rapidamente.
Errori frequenti e come evitarli
Codice natura sbagliato. Molti forfettari indicano N1 (escluse ex art. 15) invece di N2.2. Lo SdI accetta il file ma la fattura è formalmente errata: in caso di verifica fiscale può essere contestata. Usa sempre N2.2 per le fatture in regime forfettario.
Dimenticare la dicitura di legge. Non è solo una formalità: la sua assenza rende la fattura fiscalmente incompleta. Se usi un software di terze parti non configurato correttamente per il regime forfettario, potrebbe non inserirla automaticamente. Controlla sempre prima di inviare.
Usare il PDF come fattura ufficiale. Inviare un PDF via email non costituisce emissione di fattura elettronica. La fattura ufficiale è il file XML trasmesso via SdI. Il PDF è una copia di cortesia, utile per il cliente ma priva di valore fiscale autonomo.
Non conservare le ricevute dello SdI. Ogni fattura inviata genera una ricevuta di consegna o di scarto. Tienila. Se usi il portale dell'Agenzia delle Entrate, è conservata automaticamente. Se usi un software esterno, verifica che le ricevute siano archiviate e consultabili.
Inviare fatture con ritardo sistematico. Non esiste una scadenza rigida per ogni singola fattura, ma il ritardo abituale espone a controlli. La regola generale è emettere la fattura al momento dell'operazione o, nei casi ammessi, entro 12 giorni dalla data dell'operazione stessa.
La fatturazione elettronica è già la normalità
Per i forfettari italiani, la fattura elettronica non è più una novità in arrivo: è la modalità standard da oltre un anno. Il sistema SdI funziona, gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate coprono le esigenze di chi ha un volume basso di fatture, e le sanzioni in caso di inadempienza sono concrete e immediate. L'unica cosa che rimane da fare è configurare correttamente il proprio strumento di fatturazione e prendere l'abitudine di emettere ogni fattura nel formato giusto.
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