Si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, el calendario ya tiene fecha marcada: el 1 de enero de 2027. Elegir bien entre los distintos programas de facturación Verifactu deja de ser una cuestión de comodidad y pasa a ser una obligación con sanción asociada. Esta guía resume qué dice la Agencia Tributaria, qué debe hacer tu software y qué conviene comprobar ya.
Una aclaración antes de seguir. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de tu gestor. Si tu caso tiene particularidades, confírmalas con él o con la propia AEAT.
Qué empresas deben usar un sistema Verifactu y desde cuándo
La obligación afecta a quienes facturan con un sistema informático: empresarios y entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, al IRPF por actividades económicas o al IRNR con establecimiento permanente en España, con domicilio fiscal en territorio común. La norma alcanza a facturas completas y simplificadas, sea quien sea el destinatario.
Los plazos que recoge la ley vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, son estos:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: su sistema debe estar adaptado antes del 1 de enero de 2027.
- Resto de obligados, entre ellos los autónomos: antes del 1 de julio de 2027.
Los autónomos tienen su propia guía, que ya publicamos: puedes repasar Verifactu y factura electrónica: las diferencias para no confundir esta obligación con la factura electrónica entre empresas.
El posible aplazamiento a 2028: qué es y qué no es
El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para alinearlas con la factura electrónica obligatoria de empresas y profesionales con facturación de hasta 8 millones de euros. También indicó que los requisitos de integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán sustancialmente equivalentes.
Aquí conviene ser prudente. Un anuncio no es una norma. Mientras no se publique en el BOE el instrumento que lo apruebe, las fechas legales siguen siendo las de 2027. Planificar con margen es más barato que improvisar en diciembre.
Qué exige un sistema de facturación compatible con Verifactu
El reglamento no pide un programa concreto, sino que el software cumpla unos requisitos técnicos. Los más importantes son tres.
Registros de facturación inalterables
Cada vez que emites una factura, el sistema genera un registro de alta. Si la anulas, genera un registro de anulación. Estos registros deben garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Cada uno incluye una huella (hash) que utiliza datos del registro anterior, de modo que cualquier alteración posterior queda a la vista.
Código QR en cada factura
Toda factura, completa o simplificada, debe llevar un código QR. Si el sistema trabaja en modalidad verificable, la factura incorpora además la leyenda VERI*FACTU. El QR permite al destinatario comprobar la factura en la sede de la AEAT.
Dos modalidades: Verifactu y no Verifactu
Puedes elegir entre dos formas de cumplir:
- Modalidad VERI*FACTU: el sistema envía cada registro a la AEAT inmediatamente después de generarlo y las facturas son verificables mediante el QR.
- Modalidad no VERI*FACTU: los registros no se envían, pero el sistema añade firma electrónica y un registro de eventos. Las facturas llevan QR, aunque no son verificables.
Un detalle práctico: si ya estás obligado y empiezas a emitir en modalidad VERI*FACTU, debes mantenerte en ella hasta el final de ese año natural.
Además, cualquier sistema debe poder exportar y transmitir sus registros. Y el fabricante tiene que emitir una declaración responsable, visible en el sistema y por cada versión, que acredite que cumple la Ley General Tributaria, el Reglamento y la orden ministerial de desarrollo.
Facturas simplificadas y facturación con Word o Excel
Dos dudas se repiten entre quienes todavía no tienen programa.
Las facturas simplificadas
Las facturas simplificadas no están exentas. Llevan el mismo QR y la misma leyenda que las completas. Hay un matiz importante: la aplicación gratuita que ofrece la AEAT solo admite facturas completas, no simplificadas ni facturas con varios destinatarios. Si tu negocio emite tickets o facturas simplificadas con frecuencia, esa aplicación no te basta.
Quién queda fuera
La AEAT resume el ámbito con una prueba de cuatro negaciones. Estás afectado solo si se cumplen las cuatro condiciones a la vez:
- No facturas exclusivamente a mano, sin ningún sistema informático.
- No estás en el SII (Suministro Inmediato de Información), ni obligatoria ni voluntariamente.
- Tu domicilio fiscal no está en el País Vasco ni en Navarra, donde rigen sus normas forales (en el País Vasco, TicketBAI).
- No tienes una resolución en vigor que te exima del reglamento.
¿Y Word o Excel? Según los criterios de la AEAT, no se consideran sistema de facturación si solo los usas para introducir datos, emitir, imprimir y guardar facturas. Cambia el panorama si una macro genera los libros registro de IVA o IRPF: entonces la hoja de cálculo sí es un sistema informático de facturación. Un simple listado con sumas no lo es.
Dicho con franqueza, esta zona gris es incómoda. Una plantilla manual puede cumplir hoy y quedarse corta el día que añadas automatismos. Por eso la mayoría de empresas acaba migrando a un programa dedicado.
Qué revisar en tu programa de facturación antes de 2027
Si ya usas software, no esperes a diciembre. Esta lista de comprobación te ahorra sorpresas:
- Pregunta al fabricante si ofrece una versión adaptada y para cuándo, y pídele la declaración responsable de esa versión.
- Comprueba que genera registros de alta y de anulación con huella encadenada.
- Verifica que cada factura, también las simplificadas, imprime el código QR.
- Decide con tu gestor qué modalidad te conviene, Verifactu o no Verifactu.
- Confirma que puedes exportar los registros y que se conservan sin posibilidad de modificarlos.
- Haz pruebas antes de la fecha límite.
Sobre las pruebas, la AEAT aclara que el periodo anterior a cada fecha es de prueba. Puedes dejar de enviar registros de prueba con un sistema VERI*FACTU y facturar con otros sistemas hasta el plazo (31 de diciembre de 2026 o 30 de junio de 2027).
También hay una excepción útil para el archivo: puedes conservar un programa antiguo no adaptado solo para consultar facturas históricas, siempre que puedas demostrar que ya no puede emitir facturas nuevas.
Si todavía no tienes programa
Empezar de cero es más sencillo que migrar. Una herramienta como crear factura sirve para generar documentos con todos los datos obligatorios mientras decides qué sistema adoptar, pero recuerda que cumplir Verifactu depende del software que uses para emitir tus facturas, no de un modelo en PDF. Antes de contratar, confirma siempre que la solución declara su adaptación.
Sanciones y responsabilidad: quién responde de qué
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija el régimen sancionador. Las cifras que recoge la AEAT son las siguientes:
- Fabricantes o comercializadores de sistemas no conformes: 150.000 euros por ejercicio en que se hayan vendido, por cada tipo de sistema.
- Vender un sistema sin certificar cuando era exigible: 1.000 euros por sistema vendido.
- Tener o usar un sistema no certificado o alterado: 50.000 euros por ejercicio.
Hay un punto tranquilizador. Si usas un sistema correctamente certificado por su productor, no respondes de sus fallos de funcionamiento: la responsabilidad recae en el fabricante. De ahí la importancia de exigir la declaración responsable antes de contratar.
Cómo preparar la transición sin prisas
Con las fechas legales a pocas semanas para las empresas de Sociedades, lo razonable es trabajar con el calendario de 2027 como referencia y tratar cualquier aplazamiento como un colchón, no como un plan. Si el aplazamiento a 2028 se aprueba, habrás ganado tiempo para probar; si no, llegarás con todo en orden.
Un orden de trabajo realista: primero, inventariar qué sistemas emiten facturas en tu empresa (no solo el programa principal, también TPV, tiendas online y hojas de cálculo). Segundo, hablar con cada proveedor. Tercero, fijar una fecha interna de pruebas antes del plazo legal. Y cuarto, formar a quien emite facturas, porque la anulación y la rectificación ahora dejan rastro permanente.
Conclusión
Los programas de facturación Verifactu no son un trámite que se resuelva con un parche de última hora: exigen registros inalterables, QR en cada factura y un fabricante dispuesto a firmar su declaración responsable. Las fechas legales siguen siendo el 1 de enero de 2027 para las empresas de Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, aunque Hacienda haya anunciado un posible aplazamiento a octubre de 2028 que todavía no es ley. Revisa tu software ahora, confirma los plazos con tu gestor y consulta el BOE antes de apostar por 2028.
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