Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das Wachstumschancengesetz hat §14 UStG geändert und damit den Startschuss für die schrittweise Einführung der e rechnung pflicht gegeben. Wer das Thema bisher aufgeschoben hat, sollte jetzt handeln, denn die nächste Frist kommt schneller als gedacht.
Dieser Leitfaden erklärt den genauen Zeitplan, wer betroffen ist, welche Formate akzeptiert werden und was Sie konkret unternehmen sollten. Die Angaben basieren auf dem BMF-FAQ zur E-Rechnungspflicht und den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sowie 15. Oktober 2025.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das Ziel dahinter ist ein künftiges Meldesystem für Umsatzsteuer-Transaktionen, das die Finanzverwaltung plant, aber noch keinen festgelegten Starttermin hat.
Akzeptierte Formate sind:
- XRechnung: das deutsche XML-Format, entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Reine Textdatei ohne visuellen Inhalt, für Menschen kaum lesbar ohne Viewer.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein Hybridformat, das ein lesbares PDF und eine eingebettete XML-Datei kombiniert. Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausdrücklich ausgeschlossen.
- EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT): nach Vereinbarung zwischen Aussteller und Empfänger, übergangsweise bis Ende 2027 erlaubt, auch wenn sie EN 16931 technisch nicht vollständig entsprechen.
Ein klassisches PDF ohne eingebettete XML-Struktur gilt seit 2025 als sogenannte sonstige Rechnung und zählt für B2B-Umsätze nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Der Zeitplan: wer muss wann was tun?
Die Übergangsfrist ist gestaffelt, und genau das verwirrt viele Selbstständige. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen.
Ab 1. Januar 2025: Empfangen ist Pflicht, sofort und ohne Ausnahme
Seit diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Keine Übergangsfrist, keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht technisch für ZUGFeRD-Rechnungen aus, die als PDF-Anhang mit eingebetteter XML ankommen. Für reine XRechnung-Dateien braucht man einen Viewer oder eine geeignete Software.
Das BMF stellt unter www.e-rechnung.elster.de ein kostenloses Prüf- und Anzeigeprogramm zur Verfügung.
Bis 31. Dezember 2026: Ausstellen als PDF noch möglich
Bis Ende 2026 dürfen alle Aussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden, also Papier oder PDF. Für PDFs gilt eine Einschränkung: der Empfänger muss ausdrücklich zustimmen. Papierrechnungen dürfen ohne Zustimmung versandt werden.
Bis 31. Dezember 2027: verlängerte Frist für kleinere Betriebe
Unternehmen, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt, dürfen bis Ende 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Diese Ausnahme gilt für die große Mehrheit der Freiberufler und Kleinbetriebe in Deutschland. Relevant ist der Umsatz des Vorjahres, also der Umsatz 2026 für die Frist in 2027.
Ab 1. Januar 2028: vollständige Pflicht ohne Ausnahme
Ab diesem Datum gilt die e rechnung pflicht uneingeschränkt für alle inländischen B2B-Umsätze. Wer dann eine einfache PDF-Rechnung schickt, ohne dass dafür eine spezifische Ausnahme greift, riskiert, dass der Empfänger seinen Vorsteuerabzug verliert.
| Zeitraum | E-Rechnung empfangen | E-Rechnung ausstellen |
|---|---|---|
| Ab 1. Januar 2025 | ✅ Pflicht, sofort | ⚠️ PDF mit Zustimmung noch erlaubt |
| Bis 31. Dezember 2026 | ✅ Pflicht | ⚠️ PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| Bis 31. Dezember 2027 | ✅ Pflicht | ⚠️ PDF erlaubt bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € |
| Ab 1. Januar 2028 | ✅ Pflicht | ✅ E-Rechnung obligatorisch für alle B2B |
Wer ist betroffen, wer ist befreit?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze: Unternehmen, die an andere Unternehmen mit Sitz oder umsatzsteuerlich relevanter Betriebsstätte in Deutschland fakturieren. Das betrifft Freiberufler, GmbHs, Einzelunternehmer, Ärzte mit steuerpflichtigen Leistungen, Vermieter mit steuerpflichtigen Mieten und Vereine, wenn sie unternehmerisch tätig sind.
Dauerhaft befreit sind:
- B2C-Umsätze: Rechnungen an Privatverbraucher sind vollständig ausgenommen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV): Für diese Beträge bleibt die sonstige Rechnung dauerhaft zulässig.
- Fahrausweise, die als Rechnungen gelten (§34 UStDV).
- Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Wohnraumvermietung: hier besteht gar keine Rechnungspflicht nach UStG.
- Ausländische Unternehmer ohne feste Niederlassung in Deutschland: Sie können in der Rechnung auf diesen Umstand hinweisen, um von der Ausstellungspflicht abzusehen.
Der Sonderfall Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Das ist eine wichtige Entlastung. Trotzdem müssen sie E-Rechnungen empfangen können, wie jedes andere Unternehmen. Wer also Rechnungen von Lieferanten bekommt, muss sicherstellen, dass sein System XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann, auch wenn er selbst keine ausstellt.
Ob eine Privatperson oder eine Körperschaft, die nicht unternehmerisch tätig ist (etwa ein eingetragener Verein ohne wirtschaftliche Tätigkeit), ebenfalls empfangspflichtig ist, hängt davon ab, ob sie Unternehmer im Sinne des UStG ist. Im Zweifelsfall sollte das mit der Steuerberaterin geklärt werden.
XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format ist das richtige?
Diese Frage stellt sich früher oder später jedem Selbstständigen, der beginnt, sich mit E-Rechnungen zu befassen. Eine einfache Faustformel:
- XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne menschenlesbaren Inhalt. Technisch präzise und das Format, das bei B2G-Rechnungen an Bundesbehörden zwingend gefordert wird (dort mit einer sogenannten Leitweg-ID als Routing-Information). Für normale B2B-Rechnungen funktioniert es genauso, erfordert aber beim Empfänger einen Viewer.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteter XML. Einfacher für Empfänger, die das PDF wie gewohnt öffnen können. Für den täglichen Einsatz im Mittelstand und bei Freiberuflern oft die praktischere Wahl.
Seit 2025 ist bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Teil rechtlich maßgeblich. Wenn PDF und XML voneinander abweichen, gilt der XML-Inhalt. Das ist eine Umkehr der bisherigen Praxis und bedeutet: die XML-Daten müssen korrekt sein, auch wenn das PDF optisch einwandfrei aussieht.
Für die Validierung der eigenen E-Rechnungen stellt das BMF ein kostenloses Tool unter elster.de zur Verfügung. Es empfiehlt sich, zumindest die ersten selbst erstellten E-Rechnungen damit zu prüfen, bevor sie an Kunden geschickt werden.
Was bedeutet das für den Vorsteuerabzug?
Dieser Punkt ist in der Praxis besonders wichtig und wird oft unterschätzt. Eine Rechnung, die nicht den Anforderungen entspricht, kann dem Empfänger seinen Vorsteuerabzug kosten. Das Finanzamt erkennt den Abzug nur an, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Während der Übergangsfrist ist das weniger kritisch, weil sonstige Rechnungen, die mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden, weiterhin als ordnungsgemäß gelten. Nach Ablauf der Fristen ist das anders: wer dann noch eine unstrukturierte PDF-Rechnung ausstellt, schädigt möglicherweise seinen Kunden. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern ein praktischer Streitpunkt, der Geschäftsbeziehungen belasten kann.
Das BMF hat klargestellt, dass kein explizites Bußgeld für die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht vorgesehen ist. Der reale Schaden liegt im gefährdeten Vorsteuerabzug des Empfängers. Für die eigene Umsatzsteuerpflicht ändert sich durch die fehlende E-Rechnung im Übrigen nichts: die Steuer entsteht unabhängig vom Rechnungsformat.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer reichen drei klare Schritte:
- Empfangsfähigkeit prüfen: Können Sie bereits heute eine XRechnung-Datei oder eine ZUGFeRD-PDF öffnen und inhaltlich prüfen? Falls nicht, laden Sie den kostenlosen Viewer des BMF herunter oder prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Programm eingebettete XML-Dateien anzeigen kann.
- Rechnungssoftware prüfen: Unterstützt Ihr aktuelles Programm den Export als XRechnung oder ZUGFeRD? Viele Anbieter haben diese Funktion in den letzten Monaten nachgerüstet. Falls nicht, ist jetzt ein guter Zeitpunkt für den Wechsel, solange noch keine Zeitdruck besteht.
- Übergangsfristen bewusst nutzen: Wer bis Ende 2027 Zeit hat, sollte die Umstellung nicht auf den letzten Moment schieben. Softwarewechsel brauchen Zeit, und Kunden werden früher oder später anfangen, E-Rechnungen aktiv einzufordern.
Wenn Sie Ihre Rechnungen bisher manuell als Word-Dokument oder Excel-Tabelle erstellen, ist das der Moment, auf eine strukturierte Lösung umzusteigen. Die Anforderungen an zukünftige Rechnungssoftware sind klar: XRechnung oder ZUGFeRD-Export, korrekte Pflichtangaben nach §14 UStG, und ein einfacher Workflow. Als eine der Optionen, die Sie in Betracht ziehen können: Voila bietet frühen Zugang für Selbstständige, die eine mobile Rechnungslösung suchen. Eintragen können Sie sich unter /de/#join.
Die Betriebsprüfung im Blick: warum Rechnungskonformität mehr wert ist als man denkt
Selbstständige unterschätzen oft, wie sehr korrekte Rechnungsstellung bei einer Betriebsprüfung ins Gewicht fällt. Eine nicht konforme Rechnung kann dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert, selbst wenn die Leistung tatsächlich erbracht und bezahlt wurde. Das ist keine Seltenheit, sondern ein klassischer Prüfungspunkt.
Die E-Rechnungspflicht ist in diesem Sinne auch eine Chance: wer seine Rechnungsprozesse jetzt strukturiert, hat bei einer Prüfung klare, maschinell prüfbare Belege. Ein digitales Archiv mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien ist für Prüferinnen und Prüfer deutlich einfacher nachvollziehbar als ein unsortierter Ordner mit eingescannten Papierrechnungen oder einfachen PDFs.
Kleinunternehmer nach §19 UStG, die keine Vorsteuer geltend machen können, sind vom Ausstellungszwang zwar befreit, sollten aber trotzdem sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen ihrer Lieferanten korrekt empfangen, gespeichert und aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungsbelege besteht unabhängig vom Format.
Für spezifische steuerliche Fragen zur eigenen Situation empfiehlt es sich, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater hinzuziehen. Die gesetzlichen Regeln sind klar, aber die Anwendung auf Einzelfälle, insbesondere bei gemischten Umsätzen oder ausländischen Geschäftspartnern, kann Nuancen haben, die qualifizierte Beratung erfordern.
Fazit: die Pflicht ist da, die Fristen sind bekannt
Die e rechnung pflicht ist keine Überraschung und keine ferne Zukunft. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird bis 2028 schrittweise obligatorisch, wobei Betriebe mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027 Zeit haben. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind etabliert und werden von vielen Softwarelösungen bereits unterstützt.
Wer jetzt handelt, hat noch die Ruhe, einen sorgfältigen Übergang zu gestalten. Wer wartet, bis der erste Kunde eine E-Rechnung einfordert oder das Finanzamt nachfragt, setzt sich unnötigem Druck aus. Die Übergangsfrist ist ein Vorteil, der genutzt werden will. Weitere Grundlagen zur Rechnungsstellung finden Sie in unseren Artikeln zu Rechnung schreiben: Pflichtangaben und kostenlose Vorlage und Was ist eine Rechnung?.