Leggere l'elenco dei dati obbligatori è utile. Vedere una fattura fac simile completa lo è di più. Questo esempio annotato ti mostra come si presenta una fattura semplice di un libero professionista, campo per campo, a cosa serve ogni dato e dove si sbaglia più spesso.
Quanto segue è un riferimento generale per freelance e piccole imprese. I contenuti esatti dipendono dal tuo regime fiscale, dall'attività e dal cliente. Per il tuo caso specifico, confrontati con il commercialista o consulta il sito dell'Agenzia delle Entrate.
Un fac simile di fattura, dall'alto in basso
Ecco una fattura di fantasia, emessa da una grafica freelance a una piccola società cliente. Nomi e importi sono inventati: conta la struttura.
Intestazione
- Titolo: Fattura
- Numero: 14/2026
- Data di emissione: 12 ottobre 2026
- Scadenza: 11 novembre 2026
Cedente: Giulia Ferrari, grafica freelance, via del Porto 14, la tua città, partita IVA, codice fiscale, email e telefono.
Cessionario: Panificio Luce S.r.l., partita IVA, via del Mercato 3, codice destinatario o PEC per il recapito.
| Descrizione | Quantità | Prezzo | Importo |
|---|---|---|---|
| Progetto del logo, tre proposte e due revisioni | 1 | 600,00 € | 600,00 € |
| Impaginazione dei biglietti da visita | 1 | 150,00 € | 150,00 € |
| Giro di revisioni aggiuntivo | 2 ore | 50,00 € | 100,00 € |
Imponibile: 850,00 €. IVA: aliquota e importo su una riga separata, oppure l'indicazione del regime che la esclude, per esempio il regime forfettario. Totale documento: l'importo finale.
Pagamento: bonifico all'IBAN indicato, con il numero di fattura come causale. Scadenza a 30 giorni dalla data di emissione.
Tutto qui. Una pagina, niente di nascosto. Se vuoi costruire la tua su questa base, uno strumento per fare una fattura calcola importi e numerazione al posto tuo.
A cosa serve ogni dato della fattura
Sembra burocrazia, ma ogni campo risponde a una domanda che prima o poi qualcuno farà: il cliente, il commercialista o il fisco.
Numero e data
Il numero permette alle due parti di parlare dello stesso documento senza equivoci. Deve essere progressivo, senza salti né duplicati. La data di emissione fa partire il conteggio e la scadenza dice al cliente quando aspetti il pagamento.
Dati di cedente e cessionario
Nome, indirizzo e partita IVA provano chi emette. I dati del cliente provano chi riceve. Gli uffici amministrativi respingono spesso fatture intestate alla società sbagliata, quindi controlla la denominazione esatta prima di inviare.
Descrizione delle prestazioni
Un testo generico come "servizi resi" genera domande. Descrivi il lavoro in modo che il contabile del cliente lo capisca senza chiamarti. Quantità e prezzo rendono il totale verificabile a colpo d'occhio.
Imponibile, IVA e totale
Indica imponibile, aliquota IVA e imposta. Se non applichi l'IVA perché rientri in un regime agevolato o l'operazione è esente, il documento deve riportare la dicitura prevista. Quale dicitura serva dipende dal tuo caso, quindi chiedi conferma al commercialista.
Modalità di pagamento
Indica come e quando pagare: IBAN, link di pagamento o entrambi. Scadenze a 15 o 30 giorni sono comuni, ma concordale prima con il cliente.
Fattura cartacea e fattura elettronica: che differenza c'è
È la domanda dietro quasi ogni ricerca di fac simile. In Italia, per le operazioni tra soggetti con partita IVA, la regola generale è la fattura elettronica passata dal Sistema di Interscambio (SDI). Esistono però esclusioni ed esoneri, che cambiano nel tempo, quindi verifica sul sito dell'Agenzia delle Entrate se ti riguardano.
La differenza pratica è questa. Il fac simile in PDF o su carta mostra l'aspetto del documento. La fattura elettronica vera e propria è un file strutturato che l'SDI controlla e recapita al cliente. Il PDF che vedi spesso è solo una copia di cortesia, non la fattura in sé.
Questo significa che un modello da compilare, da solo, non basta per emettere una fattura valida verso un'impresa. Serve un software o un servizio che produca il file e lo trasmetta.
Quale formato deve avere la fattura elettronica
Il formato è il file XML secondo lo standard FatturaPA, definito dall'Agenzia delle Entrate. Dentro il file ci sono gli stessi dati che vedi in un fac simile, ma organizzati in campi: dati del cedente, del cessionario, righe di dettaglio, riepilogo IVA e dati di pagamento.
- Il file XML è il documento ufficiale, firmato o trasmesso tramite SDI.
- Il nome del file segue una regola precisa, che il software di solito genera da solo.
- L'SDI controlla la coerenza dei dati e può scartare il file con un codice di errore.
- Il cliente riceve la fattura sul codice destinatario o sulla PEC indicati, oppure la trova nel proprio cassetto fiscale.
Non devi scrivere l'XML a mano. Si genera con un programma, e un esempio di fattura xml è utile soprattutto per capire cosa c'è dentro. L'Agenzia delle Entrate pubblica specifiche ed esempi aggiornati: sono la fonte più affidabile.
Dove trovare un facsimile di fattura elettronica
Le strade principali sono tre.
- Il sito dell'Agenzia delle Entrate, con le specifiche tecniche e i file di esempio in XML.
- La documentazione del software di fatturazione che usi, che di solito mostra un'anteprima.
- Un modello di documento da compilare, utile per la parte visiva ma non per la trasmissione.
Per una guida alla struttura generale del documento, leggi cos'è una fattura e cosa deve contenere. Se ti serve solo un esempio da adattare, un modello di fattura in Word va bene per la bozza, ma ricordati che il file resta modificabile: invia sempre un PDF o, quando richiesto, la fattura elettronica.
Come fare una fattura semplice in cinque passi
Per la prima non serve un programma complesso. Il processo è sempre lo stesso.
- Scrivi "Fattura" in alto, con un numero progressivo e la data di emissione.
- Aggiungi i tuoi dati e quelli del cliente, con partita IVA e indirizzo.
- Elenca ogni prestazione con quantità, prezzo e importo.
- Calcola imponibile e IVA, oppure inserisci la dicitura del tuo regime.
- Chiudi con la scadenza e le modalità di pagamento.
Poi fai passare il documento dal canale previsto, cioè lo SDI quando la fattura elettronica è obbligatoria. Conserva sempre una copia ordinata, nominata con il numero della fattura.
Errori che rallentano il pagamento
La maggior parte dei ritardi non dipende da clienti in malafede, ma da fatture che non si riesce a lavorare.
- Codice destinatario o PEC sbagliati: la fattura non arriva e il cliente non sa di dover pagare.
- Denominazione o partita IVA errate del cliente, che portano a uno scarto o a una nota di credito.
- Numerazione con salti o duplicati, che preoccupa il commercialista e complica un controllo.
- Un totale diverso dal preventivo accettato, senza spiegare la differenza.
- Coordinate bancarie perse in un paragrafo invece di un blocco dedicato.
- Una fattura emessa settimane dopo la prestazione, quando il cliente ha già chiuso il mese.
Emetti la fattura il giorno in cui il lavoro viene approvato. Il cliente ricorda bene il progetto e il documento cade nel periodo contabile giusto. Una fattura mandata con due settimane di ritardo viene pagata con due settimane di ritardo: è semplice aritmetica.
Qual è l'app per fare fatture
Non esiste una risposta valida per tutti. Un artigiano che fattura dal furgone ha esigenze diverse da una consulente con clienti ricorrenti. I criteri che contano sono pochi: invia allo SDI senza passaggi manuali, numera da sola, calcola l'IVA o gestisce il regime forfettario, funziona dal telefono e permette di esportare i dati.
Prova due candidate con una fattura reale e guarda come si presenta il risultato dall'altra parte. In dieci minuti impari più che da una classifica. Verifica anche che l'offerta gratuita non limiti troppo il numero di documenti e che tu possa uscire con i tuoi dati se cambi strumento.
Conclusione
Un buon fattura fac simile mostra quanto poco serva davvero: chi sei, a chi fatturi, cosa hai fatto, quanto costa e quando pagare. Aggiungi i dati richiesti dal tuo regime, usa il canale giusto, cartaceo o SDI, e invia il documento senza ritardi. La maggior parte dei problemi di incasso sparisce da sola.
Voila è un'app di fatturazione mobile in sviluppo, pensata per emettere fatture chiare dal telefono. Non è ancora uscita, ma puoi iscriverti alla lista di accesso anticipato per essere tra i primi a provarla.