Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein Steuerdokument, und Ihr Kunde braucht sie, um die Vorsteuer abzuziehen. Deshalb gilt: Wer die Pflichtangaben einer Rechnung nicht sauber einhält, bekommt im besten Fall eine Rückfrage und im schlechtesten Fall Streit um den Vorsteuerabzug.
Dieser Artikel zeigt, welche Angaben § 14 UStG verlangt, was für Rechnungen unter 250 Euro gilt und wie Sie Fehler im Nachhinein beheben. Die Grundlagen zum Dokument selbst finden Sie im Beitrag Was ist eine Rechnung.
Die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
Die zentrale Vorschrift ist § 14 Abs. 4 UStG. Dort stehen die Angaben, die jede Rechnung über Umsatzsteuer enthalten muss. Zehn Punkte nennt das Gesetz, einige davon betreffen nur Sonderfälle. Für den Alltag zählen vor allem diese:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger.
- Steuernummer des Finanzamts oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die das Bundeszentralamt für Steuern vergibt.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Bei Anzahlungen zusätzlich der Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie jede vorab vereinbarte Minderung, die nicht schon im Entgelt steckt.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Dazu kommen zwei Sonderangaben. Greift die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG, muss die Rechnung darauf hinweisen. Und stellt der Empfänger die Rechnung selbst aus, muss das Dokument das Wort "Gutschrift" tragen.
Warum das Leistungsdatum so oft fehlt
Der Klassiker unter den Fehlern ist das fehlende Leistungsdatum. Viele Selbstständige schreiben nur das Rechnungsdatum und gehen davon aus, dass es reicht. Das Gesetz verlangt aber den Zeitpunkt der Leistung. Wer mehrere Tage oder einen ganzen Monat abrechnet, nennt am besten den Zeitraum, etwa "Leistungszeitraum: 1. bis 31. Oktober 2026".
Steuernummer oder USt-IdNr.: Sie brauchen nur eine
Sie müssen nicht beide Nummern angeben. Eine von beiden genügt. Wer noch keine USt-IdNr. hat, schreibt die Steuernummer auf die Rechnung. Wichtig ist, dass die Nummer wirklich vom Finanzamt oder vom Bundeszentralamt für Steuern stammt und nicht etwa eine interne Kundennummer ist.
Rechnung unter 250 Euro: die Kleinbetragsrechnung
Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung. Nach § 33 UStDV gilt sie für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Praktisch zählt der Bruttobetrag, denn das Gesetz spricht vom Gesamtbetrag. Typische Beispiele sind Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder kleine Handwerkerrechnungen.
Eine Kleinbetragsrechnung muss nur diese Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, nicht des Empfängers.
- Das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung.
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, dazu der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Der Gesetzgeber lässt hier also Empfängeranschrift, Steuernummer und Rechnungsnummer weg. Die Erleichterung gilt aber nicht für bestimmte Umsätze, nämlich solche nach den §§ 3c, 6a und 13b UStG, also etwa innergemeinschaftliche Lieferungen oder Fälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Und niemand zwingt Sie dazu: Sie dürfen jederzeit eine vollständige Rechnung ausstellen, und viele Unternehmen tun das aus Gewohnheit.
Sonderfall Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Die übrigen Pflichtangaben bleiben bestehen, und statt Steuersatz und Steuerbetrag steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung. Ein ausgewiesener Steuerbetrag wäre dagegen ein Problem, weil er unter Umständen geschuldet wird. Wie das konkret aussieht, erklärt der Beitrag zur Rechnung als Kleinunternehmer.
Praktisch heißt das: Prüfen Sie Ihre Vorlage einmal gründlich. Steht dort noch ein Steuersatz von 19 Prozent aus einer Zeit vor der Gründung, ist das kein kleiner Schönheitsfehler. Ein sauberes Muster für Selbstständige finden Sie in der Rechnungsvorlage.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
Das Gesetz ist an dieser Stelle klar, und die Folgen treffen vor allem Ihren Kunden. Nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG darf ein Unternehmer Vorsteuer nur aus einer Rechnung abziehen, die nach den §§ 14 und 14a ausgestellt wurde. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Abzug gefährdet.
Das erklärt, warum Buchhaltungen unvollständige Rechnungen gern zurückschicken. Für Sie bedeutet das verzögerte Zahlungen und unnötigen Schriftverkehr. Bei einer Betriebsprüfung fallen fehlerhafte Rechnungen außerdem schnell auf, und dann geht es nicht mehr um Ihre Zeit, sondern um Geld Ihres Kunden.
Wann ist eine Rechnung unwirksam?
Eine gesetzliche Definition der "unwirksamen" Rechnung gibt es nicht. Der Begriff steht auch nicht in § 14 UStG. Gemeint ist in der Praxis eine Rechnung, die so viele Pflichtangaben vermissen lässt, dass sie den Vorsteuerabzug nicht trägt. Das Gesetz geht dabei großzügiger vor, als viele denken: Nach § 31 Abs. 2 UStDV genügt es für Name und Anschrift, wenn sich beide Parteien aus den Angaben eindeutig bestimmen lassen. Wie streng die Finanzverwaltung im Einzelfall urteilt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.
So berichtigen Sie eine fehlerhafte Rechnung
Die gute Nachricht: Fehler lassen sich beheben. § 31 Abs. 5 UStDV erlaubt die Berichtigung, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Es genügt, nur die fehlenden oder falschen Angaben in einem neuen Dokument zu übermitteln. Dieses Dokument muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen, etwa über Datum und Rechnungsnummer. Für Form und Inhalt gelten dieselben Anforderungen wie bei § 14.
§ 14 Abs. 4 UStG stellt außerdem klar, dass die Berichtigung kein rückwirkendes Ereignis im Sinne der Abgabenordnung ist. Wie sich das im Einzelfall auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs auswirkt, hängt von Ihrer Situation ab. Lassen Sie sich hier im Zweifel beraten.
Anzahlungen und Teilleistungen
Bei Anzahlungen gelten dieselben Pflichtangaben wie bei einer Schlussrechnung, nur dass statt des Leistungsdatums der Zeitpunkt der Vereinnahmung zählt, sofern er feststeht. In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits gezahlten Beträge nachvollziehbar ab und weisen die darauf entfallende Steuer aus. Sonst entstehen Differenzen, die bei der Buchhaltung des Kunden hängen bleiben.
Auch bei Teilleistungen lohnt sich Sorgfalt. Jede Teilrechnung braucht eine eigene Rechnungsnummer und eine klare Beschreibung der abgerechneten Leistung. Schreiben Sie nicht einfach "Rate 2", sondern nennen Sie, welcher Abschnitt des Auftrags damit abgegolten ist. Wer das einmal sauber aufsetzt, spart sich später viele Rückfragen und kann bei einer Prüfung jede Rechnung ohne Zusatzerklärung vorlegen.
Häufige Fehler vermeiden
- Lückenhafte Rechnungsnummer. Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Wer pro Kunde bei eins anfängt, riskiert Dubletten.
- Unvollständige Anschrift des Kunden. "Müller GmbH, Berlin" reicht nicht. Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort gehören dazu.
- Leistungsbeschreibung wie "Beratung". Eine knappe, aber nachvollziehbare Beschreibung mit Umfang ist gefragt, zum Beispiel "Konzeption Webseite, 12 Stunden".
- Falscher Steuerhinweis. Wer steuerfrei abrechnet, nennt den Grund und lässt keinen Steuerbetrag stehen.
- Fehlendes Leistungsdatum. Das Ausstellungsdatum ersetzt es nicht.
Ein Wort zur Praxis: Gehen Sie vor dem Versand jede Rechnung einmal anhand dieser Liste durch. Das kostet eine Minute und erspart oft wochenlanges Nachfassen. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte seine Vorlage so aufbauen, dass die Pflichtfelder gar nicht erst leer bleiben können.
Fazit: Die Checkliste einmal sauber bauen
Die Pflichtangaben einer Rechnung sind überschaubar, und die Regeln sind im Kern seit Jahren stabil. Wer Namen, Anschriften, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerhinweis sauber in seiner Vorlage verankert, hat 95 Prozent der Fälle abgedeckt. Für Beträge bis 250 Euro gilt eine kürzere Liste, und wer einen Fehler macht, kann ihn nach § 31 UStDV berichtigen. Dieser Artikel fasst die Rechtslage zusammen und ersetzt keine Steuerberatung für Ihren konkreten Fall.
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